ICT-hardware - DASmakkelijk

De inkoop van ICT-hardware vraagt om een goede voorbereiding en een zorgvuldig proces. DASmakkelijk begeleidt organisaties bij het opstellen, publiceren en beoordelen van hardware-uitvragen binnen een Dynamisch Aankoopsysteem.

Door de behoefte van de organisatie centraal te stellen en leveranciers helder te informeren, ontstaat een transparante marktuitvraag die leidt tot passende inschrijvingen en een weloverwogen keuze.

Wat valt onder deze inkoopcategorie?

Deze inkoopcategorie omvat alle hardware die nodig is voor een betrouwbare ICT-omgeving. Denk hierbij aan laptops, desktops, monitoren, tablets, smartphones, printers, dockingstations, randapparatuur, servers, opslagoplossingen, netwerkapparatuur, audiovisuele middelen, werkplekapparatuur en accessoires.

Of het nu gaat om een beperkte vervangingsopdracht of een organisatiebrede uitrol, een goede voorbereiding maakt het verschil. DASmakkelijk ondersteunt bij het opstellen van de uitvraag, begeleidt het proces en helpt organisaties om hardware-opdrachten gestructureerd en rechtmatig in de markt te zetten.

Uitdagingen binnen deze inkoopcategorie en hoe kan een DAS daarbij helpen?

Hardware-opdrachten kennen vaak een eigen dynamiek. Organisaties en onderwijsinstellingen moeten keuzes maken over aantallen, looptijden, levermomenten, gebruiksdoelen, duurzaamheid en de gewenste dienstverlening. Daarnaast verschillen hardwareprojecten sterk van elkaar. Waar de ene uitvraag gericht is op de vervanging van een beperkt aantal devices, gaat het de andere keer om een organisatiebrede vervangingsopgave of de inrichting van een nieuwe leer- of werkomgeving.

Een DAS biedt de ruimte om per opdracht opnieuw te bepalen wat nodig is. Hierdoor blijft het mogelijk om aan te sluiten bij de actuele behoefte van de organisatie, zonder dat vooraf alle toekomstige opdrachten volledig vastgelegd hoeven te worden.

Meer mogelijkheden dan onze standaardcategorieën

Hardware, meubilair, schoonmaak en inhuur vormen een belangrijk onderdeel van onze dienstverlening, maar zeker niet het volledige aanbod. DASmakkelijk ondersteunt ook bij uiteenlopende andere inkoopcategorieën, zoals energie, leermiddelen en specialistische producten en diensten binnen het onderwijs en de publieke sector.

Daarnaast begeleiden wij organisaties die gebruikmaken van een eigen DAS. In deze situatie profiteert de organisatie van de flexibiliteit om categorieën, voorwaarden en inrichting af te stemmen op de eigen wensen en inkoopdoelstellingen. Zo ontstaat een aanpak die optimaal aansluit op de organisatie, terwijl DASmakkelijk ondersteunt bij de voorbereiding, begeleiding en uitvoering van uitvragen.

Ontdek welke mogelijkheden er zijn binnen jouw organisatie.

Zo ziet de samenwerking er in de praktijk uit

Van uitvraag tot de uiteindelijke keuze, je wordt als school stap voor stap begeleid. Je zet eenvoudig een uitvraag uit, ontvangt passende aanbiedingen van leveranciers en kiest degene die het beste aansluit bij jouw situatie, snel en zonder gedoe.

Toelating tot de DAS

Meld je organisatie eenvoudig aan voor het DAS. Wij begeleiden het toelatingsproces en controleren de benodigde gegevens, zodat je snel kunt deelnemen aan toekomstige uitvragen.

Controle van de uitvraag

Wij toetsen de uitvraag op rechtmatigheid, doelmatigheid en duidelijkheid. Zo weten leveranciers precies wat wordt gevraagd en kunnen zij een goede inschrijving indienen.

Publicatie van de opdracht

Via Mercell wordt de uitvraag digitaal beschikbaar gesteld aan alle toegelaten leveranciers. Hierdoor is alle informatie centraal beschikbaar en kunnen leveranciers eenvoudig en transparant deelnemen.

Nota van inlichtingen

Tijdens de Nota van Inlichtingen kunnen leveranciers vragen stellen over de uitvraag. Wij coördineren dit proces en stellen de antwoorden samen in afstemming met de aanbestedende dienst. De antwoorden worden vervolgens met alle deelnemers gedeeld, zodat iedereen over dezelfde informatie beschikt. Dit bevordert transparantie, waarborgt gelijke kansen en helpt leveranciers bij het indienen van een passende en goed onderbouwde inschrijving.

Beoordeling & gunning

Na afloop van de inschrijftermijn beoordeelt de aanbestedende dienst de inschrijvingen op basis van de vooraf vastgestelde criteria. DASmakkelijk begeleidt dit proces en bewaakt een zorgvuldige en transparante werkwijze. De opdracht wordt gegund aan de leverancier met de beste prijs-kwaliteitverhouding.

Contract & start

Na gunning verzorgen wij de opmaak van de overeenkomst en de verdere administratieve afhandeling. Zo kunnen opdrachtgever en opdrachtnemer snel afspraken maken over de uitvoering van de opdracht. Door een snelle afronding van deze fase blijft de doorlooptijd beperkt en kan tijdig worden gestart met de levering van producten of diensten.

Megan Kuvel

Inkoopadviseur

Wil je ook slimmer aankopen met DASmakkelijk?

Kies voor een efficiënter proces en ervaar hoe eenvoudig en transparant aanbesteden kan zijn. Met DASmakkelijk stroomlijn je iedere stap en houd je altijd overzicht en controle!

Maak een afspraak

Heb je nog vragen?

Wat is het verschil tussen een TenderNed aankondiging en een DAS publicatie?

Een DAS publicatie en een TenderNed aankondiging zijn twee verschillende stappen binnen het aanbestedingsproces van een Dynamisch Aankoopsysteem (DAS).

Een TenderNed-aankondiging maakt bekend dat een aanbestedende dienst zich aansluit bij een DAS en toekomstige opdrachten via dit systeem zal uitzetten.
Een DAS-publicatie is vervolgens een concrete uitvraag die binnen dat DAS wordt gepubliceerd en waarop toegelaten leveranciers kunnen inschrijven.

Kort gezegd: eerst wordt via een TenderNed-aankondiging bekendgemaakt dat een aanbestedende dienst gebruik gaat maken van het DAS. Daarna worden de daadwerkelijke opdrachten gepubliceerd als DAS-publicaties.

Waarom werken we met een leveranciersportaal

DASmakkelijk beheert meerdere Dynamische Aankoopsystemen. Via het leveranciersportaal kunnen leveranciers hun bedrijfsgegevens en documenten centraal beheren. Wanneer dezelfde documenten voor meerdere DAS’en nodig zijn, hoeven deze slechts één keer te worden aangeleverd. Dit maakt het aanmelden voor nieuwe DAS’en eenvoudiger en voorkomt onnodig administratief werk.

Ik heb een huidige leverancier of een leverancier uit mijn netwerk die ik graag wil laten deelnemen. Is dat mogelijk?

Ja, dat is mogelijk. Binnen een DAS kunt u een leverancier aandragen die u graag wilt laten meedoen aan een uitvraag. Voorwaarde is wel dat deze leverancier voldoet aan de toelatingseisen van het DAS en zich aanmeldt voor de betreffende categorie. Denk hierbij aan het indienen van hun UEA, KvK, Gedragsverklaring aanbesteden, verklaring afdracht belasting etc.

Zodra de leverancier is toegelaten, kan deze deelnemen aan toekomstige uitvragen binnen het DAS. Zo blijven de principes van gelijke behandeling, transparantie en eerlijke concurrentie gewaarborgd.

Hoe lang blijft een DAS beschikbaar voor het uitzetten van opdrachten?

Een DAS wordt gepubliceerd voor een vooraf vastgestelde periode. Gedurende deze looptijd kunnen leveranciers zich aanmelden voor toelating en kunnen aanbestedende diensten opdrachten uitzetten binnen het DAS. Voor alle deelnemers geldt dezelfde einddatum van het DAS, ongeacht het moment waarop zij zijn toegetreden of zijn aangesloten.

Wat is het voordeel van aansluiten bij een bestaand DAS?

Een DAS kan worden ingericht voor één organisatie, maar het is ook mogelijk dat meerdere aanbestedende diensten gebruikmaken van hetzelfde DAS.

Bij een collectief DAS maken meerdere organisaties gebruik van dezelfde leverancierspool. Leveranciers hoeven zich daardoor slechts één keer aan te melden om in aanmerking te komen voor opdrachten van alle deelnemende organisaties. Iedere aanbestedende dienst zet vervolgens zelfstandig haar eigen uitvragen uit, beoordeelt de inschrijvingen en neemt zelf het gunningsbesluit.

Het voordeel van een collectief DAS is dat nieuwe deelnemers direct gebruik kunnen maken van een bestaande leveranciersmarkt. Hierdoor hoeft niet voor iedere organisatie opnieuw een DAS te worden ingericht of een nieuwe leverancierspool te worden opgebouwd.

ICT-hardware slimmer inkopen met DASmakkelijk